Reuniones útiles: lo que no puede fallar.
El tiempo es un bien preciado. En el entorno laboral, muchas veces, tienes la sensación de que se te escapa. Principalmente cuando tienes que participar en reuniones de trabajo que se alargan. Y lo peor, cuando sales con la impresión de no saber para qué te han convocado ni en qué ha quedado la cosa.
¿Cómo evitar esa sensación de frustración e invertir horas en una reunión para después salir sintiendo que ha servido para mucho?
Las reuniones útiles son una necesidad individual y colectiva. Así que comparto contigo algunos consejos prácticos sobre cómo conseguir darle la vuelta a la reunionitis.
Cómo promover reuniones útiles con tu equipo.
- Claridad desde el inicio: ¿está claro el objetivo concreto de la reunión? ¿Sabemos si es una sesión informativa, o para aportar ideas, o para tomar decisiones? En la convocatoria pon hora de inicio, hora de finalización, quién va a liderar y deja bien claro el objetivo. Un orden del día, cuanto más simple, mejor. ¿Un solo objetivo? Mejor que mejor. Simplificar es triunfar. En 55 minutos, liquidado.
- Ten en cuenta los 7 factores: objetivo (uno), quién (personas a implicar), producto resultante (tras el encuentro que tendremos), proceso (pasos a dar durante el encuentro), preparativos (recoger información valiosa, gestiones previas), cuestiones prácticas (lanzar convocatoria, reservar sala) y prever lo que pueda salir mal, de cara a evitarlo o tener plan B) (Las 7Ps del Gamestorming).
- Facilitar es hacer que las cosas sean fáciles, ¿verdad? Durante la sesión, la persona facilitadora marca los tiempos y etapas: apertura, exploración y cierre. Recuerda el objetivo de la reunión cada vez que se desvía el tema y reparte el tiempo de intervenciones. Puede ayudarte utilizar el lenguaje visual para recoger alguna idea en una pizarra; este sencillo ejercicio ayuda a alcanzar resultados tangibles. (link a formación – sección pensamiento visual)
- Normas: deja hablar hasta el final, respetando el turno de palabra. No juzgar. Estos mínimos marcan la gran diferencia entre un caos ingobernable de posiciones enconadas o un diálogo tranquilo en el que la gente se escucha, se valora y aporta. La persona facilitadora debe velar por todo eso. En las reuniones, el ego debe permanecer apagado y en el bolsillo, como el móvil.
- Concluyendo: antes de terminar, conviene hacer un repaso de lo comentado y conseguido, y completar una tabla bien visible donde ponga Quién hace / Qué / Para cuándo. Es importante comenzar por Quién lo va a hacer, así ponemos el foco en la persona, se responsabiliza, y además vemos si estamos repartiendo el trabajo de forma equitativa.
- ¿Y si después de cada reunión reservamos una hora de post-reunión para hacer trabajos relacionados con ésta? Las reuniones generan trabajo; evitar dos reuniones seguidas nos hace sentir más eficientes.
Con estas sencillas pautas, fáciles de poner en marcha, conseguirás que tu equipo aporte, se sienta escuchado y el ambiente laboral será más fluido. Además, podrán tener sensaciones más positivas la próxima vez que vean, en su correo electrónico, una convocatoria de reunión. Porque serán conscientes de que las reuniones útiles han llegado para quedarse en tu organización.
