Claves determinantes para facilitar sesiones, online o presenciales

¿Cómo facilitar sesiones? Primero hazte las preguntas de fuego:

• ¿Cuál es el objetivo? ¿Para qué queremos hacer esto?
• ¿Es un problema complejo?
• ¿Necesitamos construir en común?
• ¿Qué emoción queremos al terminar la sesión o el proceso?
• ¿Sabemos en detalle cuáles son las necesidades de las personas usuarias?

Después, ten en cuenta los consejos recabados por la comunidad Gamestorming -de personas facilitadoras o Gamestormers- de la que me siento parte. A petición de esta comunidad, se ha pedido consejo a personas facilitadoras de todo el mundo, que han compartido su sabiduría con quienes se preparan para facilitar su primer taller. 

Aquí unos cuantos buenos consejos que han aflorado y que, como facilitadora y diseñadora de procesos de decisión participativos, pongo en común.

¿Qué puedes hacer si buscas facilitar sesiones o reuniones de trabajo?

1 – Si quieres facilitar sesiones productivas, prepárate para improvisar.

Escribe tu guión palabra por palabra, ensaya todo. Pero prepárate para ser flexible cuando entres en la habitación.

2 – Aclara tu papel. Como profesional que vas a facilitar una sesión no eres responsable de las respuestas, sólo de dar forma al viaje en el camino hacia su descubrimiento.

3 – Establece tu estado emocional. La sala seguirá tus indicaciones, ¿qué necesitan que seas?

4 – Decide cuál va a ser el tono. Piensa cómo y cuál va a ser tu primera actividad. El ambiente que se genere será la base para el resto del taller.

5 – Conecta con las personas. La conexión colectiva e individual dará energía a la sala y te pondrá en sintonía con el camino que tendrás que seguir.

¿Qué papel juega la improvisación cuando facilitas una sesión de trabajo?

Es importante prepararse completamente y estar en disposición de dejar ir todos los planes diseñados si llegara el momento, si aflora otra necesidad y es consensuada. Sigue tu intuición y busca lo que el grupo necesita. La preparación previa es tu plan de apoyo, pero debes concentrar tus esfuerzos en generar un entorno propicio para el grupo.

Recuerda crear una conexión personal y aprende a escuchar con atención la voz del grupo, no sólo las palabras. Estar en conexión contigo de manera profunda ayuda a escuchar mejor. Realiza actividades moderadas que mantengan un nivel de energía constante.

Prepárate antes de entrar en la habitación, entiende el propósito y quién estará allí. ¿Cómo apoyar a quienes trabajan por ese objetivo? Recuerda que estás ahí principalmente para apoyar el logro del propósito y no para entregar contenido. Por lo tanto, concéntrate en cómo sacar el máximo provecho de las contribuciones de las personas participantes y en cómo mantener su compromiso: varía las actividades para apoyar las diferentes formas de trabajo (por ejemplo, solitario vs. colaborativo).

Además, si es necesario producir un informe o conclusiones, asegúrate de que están produciendo cosas a las que puedas recurrir directamente después como, por ejemplo, una matriz de priorización o una hoja de ruta.

Prepara la sesión con una línea central clara. Haz que este objetivo sea compartido y recuérdales, a lo largo de la sesión, cuál es el propósito. Así conseguirás reconducir el camino cuando las personas se desvíen del propósito de la sesión. 

¿Cómo facilitar reuniones online? ¿Qué diferencias hay con las sesiones físicas?

1. Familiarízate con la plataforma virtual que estás usando, ya sea Zoom, Google Meet, Teams, etc.

2. Ten en cuenta tu presencia virtual: el tono (habla claramente, variando tu tono y a una velocidad moderada) y el lenguaje corporal (cuida la forma de vestirte y no te muevas demasiado, ya que es una distracción). Recuerda mirar a la cámara en todo momento.

3. Si se trata de una sesión a dinamizar con una cierta complejidad, refuerza la jornada con otra persona que se ocupe de otras actividades necesarias para que la sesión fluya. Por ejemplo, esta persona se puede encargar de atender a las preguntas que surjan en el chat o de compartir el enlace de la encuesta final. Esto te permitirá centrarte en la jornada y mantener el foco.

4. Añade actividades interactivas como encuestas, salas de discusión, escribe tus puntos de vista en el recuadro del chat… este tipo de actividades aportan movimiento a la sesión que estás facilitando. Procura que sean un añadido y que no distorsionen la sesión.

5. Practicar, practicar y practicar, para crear confianza.

Facilitar sesiones consiste en diseñar, crear y sostener un contenedor para que las personas que participen lo llenen de grandes ideas y resultados. Diseña una sesión que tenga la estructura suficiente para que se queden, pero lo suficientemente suelta para que se diviertan.